Llevar la gestión empresarial de una organización conlleva tener un control de la empresa administrativo-contable, comercial, fiscal y laboral en cada uno de los países en los que se opera. Para ello es muy importante tener una guía para hacer una buena gestión de filiales.

El director o gerente deberá estar al corriente de todo lo que pasa en su organización mediante reportes periódicos de las tareas y/o gestiones que tiene delegadas y externalizadas.

¿Por qué es importante llevar a cabo una buena gestión de filiales?

Llevar una buena gestión de filiales supone un amplio abanico de beneficios para la dirección de la compañía:

• Ayudará a analizar si las personas que lideran el proyecto está ayudando al cumplimiento de los objetivos que tiene la empresa
• Proporcionará una visión 360º de las funciones y procesos de la organización.
• Detectará debilidades dentro de la gestión interna de la empresa. 
• Identificará riesgos y oportunidades comerciales de la empresa en cada país.
• Conocerá cuales son los periodos de mayor y menor importe de facturación, así como los plazos de cobranza, identificando los buenos y malos pagadores.
• Ayudará a conocer la liquidez, facturación y gastos de la empresa en cada filial.

Guía para hacer una buena gestión de filiales

Para saber cómo hacer buena gestión empresarial se debe conocer qué ocurre en cada una de las áreas de la empresa. Para conocer cómo realizar la gestión empresarial hay que dividirla en cinco áreas:

1. Gestión de procesos de negocio:

Todo en una organización se ejecuta mediante procesos, por ello es fundamental tenerlos analizados y controlados. En cualquier área o departamento dentro de una organización se debe analizar qué y cómo se hace. La cultura de empresa de la matriz debe adaptarse al personal contratado en el país. Este último, en cambio, ayudará a que la empresa se adapte al  país en el que pretende hacer negocio. 

Para realizar esta tarea existen herramientas como diagramas de flujo, fichas de procesos o auditorías de procesos.

2. Gestión administrativa-contable

El desconocimiento no exime a las empresas del cumplimiento de obligaciones tributarias, permisos, y acciones y comunicaciones con los organismos públicos.

En Ur Global, garantizamos que los clientes cumplirán a con la normativa local  a nivel legal, contable, fiscal y laboral.

Por ello, el segundo paso es controlar constantemente:

• La facturación y cobro

Saber en qué momento facturar al cliente y que importe facturado es algo básico. Establecer reuniones periódicas entre comerciales y administrativos para saber qué hay que facturar al cliente.

• La contabilidad 

Si quieres llevar una buena gestión empresarial debes de realizar una conciliación bancaria entre las cuentas contables y las cuentas bancarias para conocer los cargos y abonos. Esto lo facilita que en muchos países de Latinoamérica funciona la facturación electrónica, gracias a la cual sacar en la hacienda de cada país las facturas emitidas y recibidas.

• La tesorería

Puedes usar una hoja de cálculo para prever la liquidez de la empresa con un plan de tesorería. Es necesario una buena asesoría para conocer también tanto el pago de impuestos previstos.

3. Gestión comercial

Aquí está el motor inicial para cualquier empresa y es esencial para mantenerla a flote a largo plazo. Sin las ventas no se puede sostener una empresa, por lo que los procesos internos deben estar claramente estructurados y establecidos de manera que los comerciales capten continuamente nuevos clientes que correspondan con su público objetivo. El objetivo de una buena asesoría de gestión de filiales  debe ser que el cliente pueda centrarse en el desarrollo de negocio, y la asesoría ocuparse del back Office. 

4. Gestión fiscal

Esta gestión es muy probable que la tengas externalizada en tu negocio. Normalmente confiamos estos asuntos fiscales en una asesoría fiscal experta en fiscalidad internacional para que nos informen sobre los tipos de impuestos que aplican y debe pagar nuestra organización, saber cuándo se ha de pagar y el importe a pagar.

Para llevar una buena gestión empresarial se deben conocer los impuestos de cada país en el que operamos y por qué actividad se pagan.

Realizar una buena asesoría fiscal implica tanto el cumplimiento con la hacienda local como el conocimiento de los convenios de doble imposición que España tiene con los países en los que tienes filiales, además de las convenios o tratados entre los propios países en los que operas.

5. Gestión laboral

Realizar un buen proceso de selección de recursos humanos y hacer esfuerzos por favorecer la adaptación a los nuevos trabajadores en la organización es también un punto importante que marcará el resultado final en la gestión empresarial. Hay personas que son completamente vistales en el devenir del proyecto, como la figura de country manager, o lider del proyecto, que pueda residir según el caso en la matriz o en el país donde se abre la filial.

Por otra parte, gracias a una asesoría laboral, se conocerán los tipos de contratos laborales que hay en el país (por tiempo determinado, indefinido…), así como las obligaciones laborales en las que incurre la empresa 

La dirección de la empresa deberá disponer de un mínimo de conocimientos sobre los tipos de contratos y de gestión de personal, el cual debe ser proporcionado por un asesor que le ayude a conocer el terreno en el que pisa. 

Si quieres conocer más acerca de esta guía para hacer una buena gestión de filiales contacta con UR Global. Somos especialistas en gestión y asesoría de empresas y filiales en el extranjero.  Estamos en México, Colombia, Perú, Brasil, Chile, Portugal y Ecuador.