La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe hacer mediante un software que cumpla con las condiciones técnicas señaladas por la DIAN, y que debe estar validado y aprobado por esta.

Funciona igual que la factura electrónica, pudiéndose utilizar un software propio o contratar con un proveedor tecnológico especializado que preste el servicio.

Así como sucedió con la facturación electrónica, en la nómina electrónica los distintos softwares de contabilidad integrarán la nómina electrónica como un servicio adicional.

El documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica es el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA (cuando aplique). Se deriva de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral, de pensiones o legal y reglamentaria.

Este documento está compuesto por:

• Los valores devengados de nómina.
• Los valores deducidos de nómina.
• El valor total de la diferencia de estos.

El documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica se debe generar y transmitir para la validación de la DIAN, uno por cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por parte del sujeto obligado (el empleador), es decir, aquel que requiera este documento como soporte de costos, gastos y deducciones.

El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contar con una serie de requisitos establecidos en la Resolución 000013 de 2021 Artículo 5:

• Estar denominado.
• Identificación completa del sujeto obligado.
• Identificación del beneficiario del pago.
• CUNE.
• Numeración consecutiva.
• Valores devengados de nómina – deducidos de nómina y total de acuerdo con el Anexo Técnico.
• El medio de pago utilizado.
• Fecha y hora de generación.
• La firma digital del sujeto obligado.
• Identificación del software.

Los contribuyentes que no cumplan con la obligación de generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica o que lo realice con errores o de forma extemporánea, se exponen a ser sancionados con las disposiciones legales que se encuentran en el Artículo 651 del ET.

El Artículo 651 aplica para:

• Sanción del 5% de la suma de la nómina electrónica si no se suministra la información exigida.
• Si se suministra información errónea y no se corrige dentro de los plazos, la multa que equivale a un 4% de la suma total de la nómina electrónica.
• Sanción del 3% de la suma total de la nómina electrónica si se suministra de forma extemporánea.
• En el caso en que no sea posible establecer la base para tasarla o la información no tenga una cuantía, la multa será del 0.5% de los ingresos netos. En el caso que no existan ingresos, del 0.5% se deben calcular del patrimonio bruto del contribuyente o declarante, que corresponda al año inmediatamente anterior o a la última declaración del impuesto sobre la renta o de ingresos y patrimonio.
• Adicional, a los contribuyentes, solo les será posible deducir los salarios y prestaciones sociales del impuesto a la renta, si se ha generado el soporte de pago de nómina electrónico.
• Al tenor de lo señalado por el anexo técnico en los numerales 5.5.2 y 5.5.3, también se deben reportar los contratos de aprendizaje, tanto si se está en la fase lectiva o práctica.