Nómina electrónica: la guía que estabas buscando

En Colombia se sigue avanzando con la transformación digital y actualmente, la nómina electrónica empieza a regir desde septiembre, pero dependiendo del tamaño tu empresa se tendrá que implementar un mes u otro. ¿Tienes dudas y no sabes cuando tu empresa tiene que implementar la nómina electrónica? Te contamos todo lo que necesitas saber. ​​La Nómina Electrónica en Colombia es una herramienta impulsada por la resolución No. 000013 de la DIAN emitida el 11 de febrero de 2021, la cual implementa el sistema de facturación electrónica y la nómina eletrónica. 

Es una de las novedades en el 2021 en materia tributaria para este país, y una de las obligaciones que tendrán las empresas empleadoras en Colombia. La base de este nuevo soporte de pago, es la facturación electrónica, una modalidad que al día de hoy usan la mayoría de empresas colombianas.

La nómina electrónica responde a unas directrices de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que buscan mejorar el control fiscal de los impuestos que recauda a través de los diferentes documentos tributarios. En la Resolución 00063 del 30 de julio de 2021, se definió el calendario de implementación de la nómina electrónica para sujetos de acuerdo con el número de empleados que tengan a cargo dentro de su empresa o como persona natural: Todas aquellas empresas que tengan contratado al menos un trabajador/a mediante un contrato de trabajo están en la obligación de generar la nómina electrónica en Colombia.

La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe hacer mediante un software que cumpla con las condiciones técnicas señaladas por la DIAN, y que debe estar validado y aprobado por esta.

Funciona igual que la factura electrónica, pudiéndose utilizar un software propio o contratar con un proveedor tecnológico especializado que preste el servicio.

Así como sucedió con la facturación electrónica, en la nómina electrónica los distintos softwares de contabilidad integrarán la nómina electrónica como un servicio adicional. El documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica es el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA (cuando aplique). Se deriva de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral, de pensiones o legal y reglamentaria.

Este documento está compuesto por:

• Los valores devengados de nómina.
• Los valores deducidos de nómina.
• El valor total de la diferencia de estos.

El documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica se debe generar y transmitir para la validación de la DIAN, uno por cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por parte del sujeto obligado (el empleador), es decir, aquel que requiera este documento como soporte de costos, gastos y deducciones. El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contar con una serie de requisitos establecidos en la Resolución 000013 de 2021 Artículo 5:

• Estar denominado.
• Identificación completa del sujeto obligado.
• Identificación del beneficiario del pago.
• CUNE.
• Numeración consecutiva.
• Valores devengados de nómina – deducidos de nómina y total de acuerdo con el Anexo Técnico.
• El medio de pago utilizado.
• Fecha y hora de generación.
• La firma digital del sujeto obligado.
• Identificación del software.

Los contribuyentes que no cumplan con la obligación de generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica o que lo realice con errores o de forma extemporánea, se exponen a ser sancionados con las disposiciones legales que se encuentran en el Artículo 651 del ET.

El Artículo 651 aplica para:

• Sanción del 5% de la suma de la nómina electrónica si no se suministra la información exigida.
• Si se suministra información errónea y no se corrige dentro de los plazos, la multa que equivale a un 4% de la suma total de la nómina electrónica.
• Sanción del 3% de la suma total de la nómina electrónica si se suministra de forma extemporánea.
• En el caso en que no sea posible establecer la base para tasarla o la información no tenga una cuantía, la multa será del 0.5% de los ingresos netos. En el caso que no existan ingresos, del 0.5% se deben calcular del patrimonio bruto del contribuyente o declarante, que corresponda al año inmediatamente anterior o a la última declaración del impuesto sobre la renta o de ingresos y patrimonio.
• Adicional, a los contribuyentes, solo les será posible deducir los salarios y prestaciones sociales del impuesto a la renta, si se ha generado el soporte de pago de nómina electrónico.
• Al tenor de lo señalado por el anexo técnico en los numerales 5.5.2 y 5.5.3, también se deben reportar los contratos de aprendizaje, tanto si se está en la fase lectiva o práctica.