Le représentant agit pour l’entreprise afin de remplir les obligations italiennes, notamment le registre unique du travail (LUL), les documents sociaux et le paiement des cotisations.
Tout salarié travaillant physiquement en Italie relève du système local, quelle que soit la nationalité de l’employeur. L’entreprise non résidente doit nommer une personne ou entité italienne pour traiter directement avec l’INPS.
Entreprise sans établissement stable en Italie
Une entreprise étrangère sans établissement stable employant du personnel en Italie, y compris en télétravail, n’est pas nécessairement soumise à l’impôt italien sur les sociétés mais doit s’inscrire à la sécurité sociale.
Elle obtient un code fiscal alphanumérique réservé aux démarches INPS et INAIL et délègue la paie et les cotisations à son représentant. Les employeurs de l’UE peuvent bénéficier du règlement de coordination (CE) 883/2004.
Étapes d’activation
Obtenir un code fiscal auprès de l’Agence des recettes à des fins sociales. Il identifie l’employeur étranger et permet ses démarches pour les salariés. Il ne crée pas à lui seul d’obligations de TVA ou d’impôt sur les sociétés.
Mandat avec représentation, procuration et apostille. L’entreprise sans établissement stable nomme un représentant résident agissant auprès de l’INPS, de l’INAIL, de l’inspection du travail et des autorités selon l’article 1704 du Code civil.
La procuration spéciale doit être signée par le représentant légal étranger, notariée, légalisée ou apostillée et traduite en italien avec la certification requise. L’Apostille de La Haye certifie signatures et sceaux et remplace la légalisation diplomatique supplémentaire entre États membres.
Représentant social sans établissement stable en Italie
Ce représentant intervient lorsque l’entreprise étrangère a des salariés en Italie sans établissement stable :
- Aucun numéro de TVA italien n’est requis.
- Seul le code fiscal italien de l’entreprise est nécessaire.
- Le représentant n’est pas agent de retenue ; le salarié paie l’IRPEF par sa déclaration annuelle.
- Le représentant gère l’INPS et l’INAIL.
- Il accepte une responsabilité solidaire pour les cotisations.
Sanctions INPS en l’absence de nomination ou pour inscription tardive
L’absence ou le retard d’inscription du personnel expose l’entreprise étrangère à d’importantes responsabilités. L’INPS enquête sur les omissions et l’évasion de cotisations et peut imposer immédiatement des amendes administratives.
Les cas graves, notamment le non-paiement systématique, peuvent entraîner des sanctions pénales et la suspension des activités en Italie. Les contrôles peuvent provenir du recoupement des flux bancaires ou de signalements anonymes.
