O representante atua em nome da empresa no cumprimento das obrigações italianas, incluindo o Livro Único do Trabalho (LUL), documentação laboral e pagamento de contribuições.
Qualquer trabalhador fisicamente ativo em Itália está sujeito à segurança social local, independentemente da nacionalidade do empregador. A empresa não residente deve nomear pessoa ou entidade italiana para se relacionar diretamente com o INPS.
Empresa sem estabelecimento estável em Itália
Uma empresa estrangeira sem estabelecimento estável que empregue pessoal em Itália, incluindo teletrabalho, não está necessariamente sujeita ao imposto societário italiano, mas deve inscrever-se na segurança social.
Deve obter um código fiscal alfanumérico apenas para INPS e INAIL e delegar no representante a gestão salarial e contributiva. Empregadores da UE podem beneficiar das regras de coordenação do Regulamento (CE) 883/2004.
Passos para a ativação
Obter um código fiscal junto da Agência Tributária para fins contributivos. O código identifica o empregador estrangeiro e permite cumprir as obrigações relativas aos trabalhadores. Por si só, não cria obrigações de IVA ou imposto societário.
Mandato com representação, procuração e apostila. A empresa sem estabelecimento estável nomeia um representante residente para atuar perante INPS, INAIL, inspeção do trabalho e autoridades, nos termos do artigo 1704 do Código Civil.
A procuração especial deve ser assinada pelo representante legal estrangeiro, reconhecida por notário, legalizada ou apostilada e traduzida para italiano com a certificação exigida. A Apostila da Haia certifica assinaturas e selos e substitui legalização diplomática adicional nos países membros.
Representante da segurança social sem estabelecimento estável em Itália
A figura aplica-se quando a empresa estrangeira tem trabalhadores fisicamente em Itália, mas não estabelecimento estável:
- Não é necessário número de IVA italiano.
- Basta o código fiscal italiano da empresa estrangeira.
- O representante não é substituto tributário; o trabalhador paga IRPEF na declaração anual.
- O representante gere INPS e INAIL.
- Assume responsabilidade solidária pelas contribuições.
Sanções do INPS por falta de nomeação ou inscrição tardia
A falta ou atraso na inscrição dos trabalhadores expõe a empresa estrangeira a responsabilidade significativa. O INPS investiga omissões e evasão contributiva e pode aplicar multas administrativas imediatas.
Casos graves, como falta sistemática de pagamento, podem originar sanções penais e suspensão das atividades em Itália. As inspeções podem resultar do cruzamento de fluxos bancários ou de denúncias anónimas.
